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2015年9月8日火曜日

帳票運用ノウハウ ~これからはじめる始まるマイナンバー~

こんにちは、深水です。

前回は、帳票システムのクラウド利用について投稿しました。今回はガラッと変わり、これから始まるマイナンバーについてです。

20161月からスタートする社会保障・税番号(マイナンバー)制度、それに先立って201510月から個人に割り当てられる番号の通知が始まります。

「社会保障・税番号(マイナンバー)制度」とは、住民票コードを元にして、個人個人に生涯変わらぬ十二桁の番号を振ることにより、複数の行政機関等にまたがって存在する個人の情報を効率よく集約することができる「社会インフラ」です。

当面は、税、社会保障、災害での利用に制限され、個人の番号をキーとした情報連携システムを構築することにより効率的な社会保障の提供を主な目的とされています。
マイナンバーの本格利用は2017年からという記事も目にしますが、企業では主に「給与・報酬の支払い」や「個人情報の管理」の面で業務上の影響がありそうです。帳票の観点では、「給与明細」や「源泉徴収票」などへマイナンバーの記載が義務付けられます。

これらの帳票にITシステムでマイナンバーを記載するためには、まず個人の番号を収集する必要があります。この収集作業だけでも苦慮している声を耳にします。特に社内の番号収集対象者の多い小売りや外食業界では、アルバイトが多く数万、数十万件という膨大な数の収集が必要となります。また、情報漏えいの罰則が厳しい点も頭を悩ませているようです。アルバイトが多い場合、従業員の流動性が高く、番号収集のみならず破棄の頻度も高くなります。そのため、番号管理には厳重な対応が必要になりそうです。

国税庁のホームページ(http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/index.htm)にはは、申告所得税関係における申請書、届出書において、個人番号の記載が必要となる書類が掲載されています。まだ、様式案としての掲載となっており確定ではないことも注意が必要です。各企業では、これらの書類について現在の作成方法を確認することから開始しています。様式が確定する時期があいまいなため、決定から実行までの期間が気になるところです。ただし、現状の作成方法を認識しておくことで、ある程度の対応工数を想定できるのではないでしょうか。

対象となる書類もこのホームページに掲載されているため、それらの書類に必要なデータをITシステム全体から影響するシステムの特定も事前に行っておくことも必要です。書類に必要なデータの所在を把握しておき、複数のシステムやDBに分散されているのではあれば、それらのデータを収集し、必要なデータを整えた(クレンジング)結果を帳票作成ツールを活用して、帳票のレイアウトに反映します。

 マイナンバー制度では、対象となる帳票に単に番号を付与するだけでなく、その番号の取り扱い方法、運用ルールの定義が必要です。人事、給与、会計システム等分散したITシステムでの番号の管理、運用、破棄を確実に行わなければなりません。皆さんは、マイナンバーに対してどのような取り組みをされていますでしょうか。マイナンバーに関する、ITシステム運用の課題に対してこれまで同様、ご提案してまいります。

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